Деление на линейные и штабные полномочия впервые было применено Александром Македонским, когда возникла необходимость отделить командование войсками от планирования боевых действий.
В современных организациях функции штабных специалистов намного шире функций планирования, но первоначальное название сохранилось. Функции штабных специалистов заключаются в консультировании и обслуживании видов деятельности, связанных с выполнением организацией ее экономической роли как производителя определенного товара или услуги. В качестве таковых создаются юридические, кадровые, бухгалтерские, планово-экономические подразделения, отделы маркетинговых исследований, научных исследований и разработок, связей с общественностью.
Функции линейных руководителей, как правило. касаются видов деятельности организации. без которых она не может обойтись, — закупки, производство, сбыт, финансирование. Но если для реализации определенной штабной функции создается отдел или служба, то руководитель соответствующего звена наделяется линейными полномочиями в отношении сотрудников своего полразделения.
Главное отличие линейных полномочий от штабных состоит в том, что распоряжения линейных руководителей обязательны для исполнения нижестоящими сотрудниками организации, а указания штабных руководителей для тех же сотрудников таковыми не являются. Это позволяет организациям сохранить один из ключевых принципов эффективного управления — принцип единоначалия.
В результате делегирования линейных полномочий создается иерархия управления. Графическое изображение последовательного делегирования полномочий от высшего руководства до менеджеров нижнего уровня напоминает реакцию деления атомного ядра. Линия, связывающая директора компании с любым менеджером нижнего уровня, называется цепочкой команд. Справедливости ради надо отметить, что в матричной структуре, отрицающей принцип единоначалия, подобная цепочка теряет однозначность.
Штабные специалисты могут обладать рекомендательными, параллельными и функциональными полномочиями, а также полномочиями обязательного согласования.
Рекомендательные полномочия - право давать рекомендации линейным руководителям, при отсутствии обязательств последних следовать данным рекомендациям. В качестве примера можно привести должностную позицию советника директора, который, опираясь на свои знания и опыт, разрабатывает рекомендации по решению какой-либо задачи и доводит их до сведения начальника. Однако это не означает, что директор тут же готов притворить их в жизнь.
Обязательное согласование - обязанность линейных руководителей получить рекомендации штабных специалистов при сохранении права не следовать им. Примером являются рекомендации отдела маркетинговых исследований для отдела сбыта или рекомендации отдела по связям с общественностью для пресс-службы организации.
Параллельные полномочия - право вето в отношении определенных решений линейных руководителей. Данные полномочия вводятся для уравновешивания системы власти и предотвращении грубых ошибок. Например, в некоторых компаниях создаются службы внутреннего контроля финансовых расчетов.
Функциональные полномочия - право как предложить, так и запретить определенные действия линейным руководителям в соответствующей функциональной области. Так, во многих компаниях принято, что никакой договор не будет подписан руководителем организации при отсутствии на нем виз юриста и главного бухгалтера.
Функциональные полномочия предоставляют наиболее широкие права штабным специалистам, сближая их с полномочиями линейных руководителей.