Если годовой план вчерне готов (изменения и дополнения неизбежны, особенно на начальной фазе) ваша группа может приступить к составлению плана на ближайшие два месяца. Уже намечены сроки мероприятий с указанием даты и времени.
Почему сразу на два месяца? Это позволяет создать хороший обзор. Так же обстоят дела и с двухнедельным планом. В последний, кстати, включаются еще и различные внутрипроизводственные дела, например обсуждение с начальником отдела кадров вопросов производственного обучения. Фиксируются день, час, тема и участники. Такой двухнедельный план работы должен быть не только у вас, но и у руководящих работников предприятия.
Это следует делать еще и для того, чтобы накануне назначенного обсуждения на вашем столе были необходимые материалы, с помощью которых вы могли бы к нему подготовиться.
Наряду с планом работы на следующий день, который вечером к вам на стол кладет секретарь, вам тогда же — в крайнем случае рано утром — должны быть представлены и соответствующие документы, отчеты, данные.
Если вы все еще испытываете нехватку времени, необходимо проверить:
- как обстоит дело с самодисциплиной?
- выдерживаете ли вы сроки по той простой причине, что они заранее были нереальными, или вы срываете их из-за плохой подготовки?
- не следует ли вам дополнительно делегировать свои обязанности?
- достаточно ли времени вы оставляете в резерве?
- находитесь ли вы часто в пути потому, что взвалили на себя слишком много обязанностей?
- не поставили ли вы перед собой слишком много целей, задач?
- отнимает ли работа все ваше время?
При планировании своего времени следует пользоваться методом выявления ключевых сфер.