Планирование сложного мероприятия

Подпишись на нас:

Когда человек хочет что-то сделать, у него появляется намерение. Мысли роятся в голове и для многих этого достаточно, чтобы ринуться в бой, засучив рукава. Потом обнаруживается, что дверь в построенном доме расположена неудобно и открывается не в ту сторону, а окно такое маленькое, что комната скорее напоминает склеп, чем жилое помещение. Но все это будет потом. Люди, как известно, довольно терпимо относятся к собственным ошибкам. Немногим достанет мужества все снести и построить заново.

Чтобы избежать такого развития событий, существует отработанный и хорошо известный механизм — планирование. План — это намерение, положенное на бумагу. Поскольку на бумагу очень трудно положить творящийся в голове хаос, план представляет собой единственный путь, выбранный из многих возможных, для достижения поставленной цели.

В малом бизнесе правят бал намерения. Причин этому две. Во-первых, предприниматель зачастую полагает, что одних намерений достаточно, чтобы кинуться в схватку за большой кусок пирога, называемый благосостоянием. Как говорится, и так все ясно, поэтому нечего терять время и заниматься всякими глупостями вроде составления планов. Во-вторых, многие не знают, как составить план. В этом нет ничего удивительного, потому что далеко не всем приходилось когда-либо составлять планы.

В жизни человек, в конце концов, привыкает к условиям существования. Можно жить и в склепе и даже постараться сделать его уютным. В бизнесе тоже можно привыкнуть к плохому. Только в бизнесе плохое решение имеет и оборотную сторону. Оно всегда снижает конкурентоспособность бизнеса и укрепляет позиции конкурента, открывая ему дорогу вперед.

В бизнесе возникает много проблем, которые с наскока не решить. Для этого их сначала нужно разбить на малые, которые уже могут быть решены. Вспомним слова Уоррена Баффета о том, что он сосредоточился на поиске препятствий высотой 1 фут, а не на обучении преодоления препятствий высотой 7 футов.

Для того чтобы выявить все этапы на пути решения сложной проблемы, существует простой механизм, которым я часто пользуюсь. Этот механизм называется «Карта памяти». Методику работы с картами памяти описывают Бобби Депортер и Майкл Ханаки в книге «Бизнес: ускоренное обучение». Этот метод имитирует деятельность человеческого мозга и оказывается очень эффективным для ведения записей.

Представим себе, что перед нами стоит задача увеличить объемы продаж в филиале. По нашему мнению, для этого нужно выполнить целый ряд мероприятий, которые мы и начинаем наносить на карту памяти. Начало карты памяти состоит в центральной идее, а все мероприятия наносятся в виде ответвлений, соответствующих основным разделам. От основных ответвлений, наносимых, например, жирными линиями, отходят дополнительные, отражающие дополнительные проблемы и детали.

На карте можно использовать различные типы линий, различные цвета, рисунки, значки и прочее.



Такая карта особенно хороша тем, что между любыми ответвлениями (основными и дополнительными) можно добавить новые мысли по мере того, как они приходят в голову, но поместить их на том месте, где они более логично располагаются.

Авторы книги приводят следующие рекомендации:

  1. Главная тема помещается в центре страницы. Это может быль слово, название темы, рисунок. Использование рисунков повышает эффективность карты памяти, так как некоторым людям проще оперировать рисунками.
  2. Для каждой дополнительной темы и ключевого понятия жирной линией рисуется ответвление. Можно использовать разные цвета для разных ответвлений, так как различными цветами проще выделять отдельные темы. На каждом ответвлении нужно поместить ключевое слово или рисунок. Лучше писать одно слово, так как при этом остается больший простор для мыслей,
  3. Добавляйте к дополнительным темам новые ответвления по мере того, как вам в голову приходят соответствующие мысли. На соответствующих линиях можно помещать слова, но рисунки и символы сделают карту памяти более запоминающейся.
  4. Когда чувствуете, что какое-либо ответвление завершено, можете отделить его от других ветвей — это облегчит чтение карты. Это можно сделать, обведя ответвление обычной или волнистой линией или заштриховав соответствующую область карты другим цветом. В этом случае внимание не будет отвлекаться на завершенную тему. С другой стороны, мелкое ответвление карты может стать важной отдельной темой, которую можно развить с помощью новой карты.

Пример такой карты для нашего случая с представительством приведен на рис. 58.1.

Конечно, сначала главные моменты будут приходить в голову наравне со второстепенными. Ничего страшного нет в том, что поначалу предприниматель устраивает некую мешанину из всего того, что может повлиять на результат. Пусть в ней будут соседствовать копеечное дело и дело на 100 тыс. рублей. Предпринимателю самому нужно разобраться, что же действительно важно в данной программе, а что — нет.

Планирование сложного мероприятия

Планирование сложного мероприятия

Необходимо подключить к составлению сложных планов коллективный разум организации, т. е. других сотрудников, в том числе и исполнителей работ.

После того как весь перечень мероприятий будет сформулирован, их нужно расположить по важности. Тут трудно что-то посоветовать. Используйте здравый смысл и опыт, а также советы других людей. Часть мероприятий могут быть вообще исключены из перечня как второстепенные. Под каким-то мероприятием придется подвести черту, потому что нельзя объять необъятное.

Каждому ключевому ответвлению присваивается свой порядковый номер, и под их номерами размещаются соответствующие дополнительные ответвления.

Таким образом, карта памяти преобразуется в обычную таблицу, содержащую перечень основных мероприятий. Если к этой таблице добавить еще три колонки: срок исполнения, ответственный исполнитель и колонку для примечаний (например, для отметки о выполнении) и проставить в каждой строке конкретную дату исполнения и фамилию ответственного исполнителя, то мы получаем план мероприятий, по которому уже можно работать. Почти можно работать (об этом — в конце главы).

Как известно, управление, если говорить коротко, — это планирование, расстановка людей и контроль за выполнением. Если какое-нибудь звено выпадает, то управление отсуствует.

Один молодой директор, который считал себя хорошим руководителем, на мое замечание по этому поводу сказал мне, как о какой-то досадной мелочи, что у него действительно бывают проблемы с контролем исполнения заданий. На самом деле у него была очень серьезная проблема с управлением: не осуществляя должного контроля за исполнением, он, по существу, не был руководителем. Для него составление плана было завершением его работы, тогда как с этого плана она только начинается. Неудивительно, что он занимался только текущей работой, которая отнимала все его время, и ни одного серьезного плана не выполнил.

Казалось бы, теперь-то что размышлять. «Вперед и с песней», — как у нас любят говорить. Не тут-то было. Даже если есть руководитель работ, назначены исполнители и им установлены сроки, совсем не обязательно, что все намеченное будет сделано. Большая проделанная работа может оказаться впустую потраченным временем, если для ее выполнения не предусмотрено финансирование.


Следующее: Стратегическая группа

Предыдущее: Стратегическая группа

Интересное: Свадебные мероприятия надо брать под контроль
ПОДЕЛИСЬ!