Стану великим организатором больших и малых ивентов. Вполне нормальным считаю, когда человек ставит перед собой большие задачи и великие цели. Ведь если бы на человеческое стремление к покорению великих вершин, не было бы у нас ни Эйнштейна, ни Синороюго, ни Павлова, ни Флеминга, ни многих других Великих первооткрывателей.
Но все ли так просто? Захотел - и добился. На считаю правильным начинать с конца, т.е. с самой цели. Для ее достижения нужно проделать зачастую длинный путь в изучении, а получении опыта и знаний. Вы ведь не поступаете в институты сразу на пятый курс Вас сразу не назначают на высокие должности.
И продолжать аналогии можно до бесконечности, а веду я все это к тому, что не стоит в таком простом деле, каким может показаться на первый взгляд организация ивентов, сразу покорять Олимп.
Со стороны многим кажется все очень простым. Ну сами посудите: вы на каком-нибудь очередном фестивале. Что вы видите: ангар (помещение), на входе охрана, за входом гардероб, какое-нибудь развлекалово от спонсоров, бары, танцпол, сцена с приборами и звуком. Все просто, как раз, два, три -воскликнут многие из нас. Но почему не все ивенты одинаково успешны? Мой ответ прост - есть нюансы. К таковым я могу отнести: правильно выбранные место и время, стилистику, хедлайнеров, стоимость билета, способы коммуникации (реклама), команда и экономика, Обо всем этом немного подробней.
КОМАНДА - это группа людей, которая не только воодушевлена вашими начинаниями, но, как и вы, должна обладать навыками и способностями. Способностями не только выполнять поставленные задачи, но и, прежде всего, работать слаженно, как один механизм.
КОММУНИКАЦИИ - не означает сотни минут, выкупленных в радиоэфире, и рекламные баннера на лучших интернет-ресурсах И даже ТВ или наружная реклама не означают гарантированный аншлаг.
При выборе коммуникаций вы, прежде всего, должны понимать, на кого ваша вечеринка рассчитана. Сколько людей вы хотите собрать [надо считать - не сколько вы хотите, а сколько реально людей может заинтересовать то, что вы делаете и какой процент от этих людей готовы заплатить за билет и прийти к вам).
Например, вы хотите провести вечеринку для форумчан, т.е. собрать единомышленников со своего форума, посещаемость которого колеблется в районе 1500 уникальных посетителей в день. Глубочайшим заблуждением будет считать, что все 1500 к вам придут. Мой вам совет- рассчитывайте максимум на 10%.
Определив реальное количество посетителей, которое может собраться на вашу вечеринку, а также их вкусовые предпочтения, вам в самую пору разобраться с его экономикой.
БЮДЖЕТ И ЭКОНОМИКА МЕРОПРИЯТИЯ. Не буду пытаться рассказать об экономике больших мероприятий - это долго и с первого раза сложно для восприятия, однако, если вы научитесь правильно рассчитывать затраты и прибыли на примере вашей небольшой вечерники, то в будущем вам будет значительно легче.
Итак, статьи расходов, которые вам необходимо предусмотреть.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ. К затратам на площадку следует отнести: аренду, затраты на монтаж, подключение, пожарную безопасность, милицию и скорую помощь, монтаж дополнительного оборудования (зона входа, контроля доступа, гардероб, бары, зоны отдыха). В вашем случае многое уже может быть на площадке, так как вы, скорее всего, выберете для вашей вечеринки действующий клуб или кафе. Скорая помощь и милиция тоже вряд ли понадобятся, разве что дополнительная охрана (если вы собрались делать ее не в клубе).
Мой вам совет. Используйте кафе. С ними можно договориться без арендной платы. Аргумент- мы увеличим вам товарооборот за ведения. В таком случае вы не претендуете на доходы от бара, но и не несете затрат по аренде. Важно: кафе не должно находиться в одном здании с жилыми помещениями.
Затраты на гардероб тоже можно не нести - сделайте свою первую попытку весной. Это сэкономит вам минимум $1 от каждого запланированного посетителя.
Предусмотрите расходы на уборку кафе. Итак, если следовать моим советам, то ВЫ ВПОЛНЕ МОЖЕТЕ ВЛОЖИТЬСЯ В $200 (Из КОТОРЫХ 120 - ОХРАНА, 40-УБОРКА И 40-НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПЕРСОНАЛ).
ГОНОРАРЫ АРТИСТОВ И ВЫБОР ХЕДЛАЙНЕРА.Первое - это должно бьпь узнаваемое имя. Его сеты давно не слышали те, кто должен прийти на вашу вечеринку. Естественно, он должен быть профессионалом своего дела.
В СЛУЧАЕ С МАЛЕНЬКОЙ ВЕЧЕРИНКОЙ (НА 100-200 ЧЕЛОВЕК) ГОНОРАРЫ ВСЕХ ВЫСТУПАЮЩИХ НЕ ДОЛЖНЫ ПРЕВЫШАТЬ 30% ОБЩЕГО БЮДЖЕТА.
Многое может зависеть от ваших личных знакомств. Ибо я считаю, что вам не нужен артист, чей гонорар превышает $500 и для букирования которого вам нужно провести сложные переговоры с его букинг-агентством. Я бы предложил вам потратить на все (включая бытовой райдер) не более $300. По опыту знаю - это возможно. А если вы делаете вечеринку для тех, среди которых есть диджеи, у вас есть шанс вообще избежать этих расходов.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ.Здесь вам нужна консультация специалистов, если вы сами таковыми не являетесь. Они вам подскажут и рассчитают необходимую мощность звука и количество световых приборов. Не верьте тем, кто попытается вам преддожить как минимум 10 kwt звука и сдать в аренду весь парк своей техники. Думаю, что для выбранного вами кафе может хватить 4 kwt + некоторое количество света + оборудование для артиста. Весь такой комплект может потянуть на $500-600.
РЕКЛАМА.Определившись для кого вы делаете свою вечеринку, подумайте над тем, где ваши потенциальные посетители обитают. Если это форумчане, то вам даже не стоит тратиться на полиграфию и баннерную рекламу, не говоря уже о радио. Достаточно запостить тему и постараться привлечь к ней все внимание комьюнити. Соответственно, сэкономить деньги.
Это все, что касается основных статей расходов, с которыми вам придется столкнуться при подготовке вечеринки.
ДОХОДЫ. Гена Медведев в интервью для «Закулисья» сказал, что «шара убивает бизнес». Я уверен, что многие из вас, идя в клуб или на концерт, всегда стараются найти возможность попасть туда, не оплачивая билет. С этим необходимо бороться общими усилиями.
Почему-то ни у кого не возникает мысли о том, что можно сходить бесплатно в кино или слетать в Турцию на недельку на шару.
При формировании доходной части, определитесь с максимальным количеством бесплатных билетов, которые вы хотите распространить (я бы вообще никому их не давал). Далее определите максимальную стоимость билета на ваше мероприятие. Это наглядно показывает, что вам надо продать не менее 100 билетов. Но выйти в ноль - не значит сделать все успешно. Вам надо зарабатывать, иначе - пару таких вечеринок, и вы поймете, что лучше на базаре семечки продавать.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОХОДЫ.Так как бары мы исключили в пользу заведения, вы можете попробовать попросить у них % от общей выручки. Маловероятно, но спросить стоит. Также рекомендую подумать над сувенирами. Например, футболки с символикой вашего форума или названием вечеринки. Сделайте их немного, для начала 5-10 штук. В будущем сможете наращивать их объем. Продав 10 футболок, вы сможете дополнительно заработать $60-70.
Народная мудрость гласит - не ошибается тот, кто ничего не делает. Цель этой статьи - помочь вам избежать самых заурядных ошибок. Любой труд должен быть оплачен.