В любой компании, будь то небольшой офис или крупная корпорация, существуют свои нормы поведения, которые принято соблюдать в течение рабочего дня. Некоторые считают, что главное — это качественно выполнять свои обязанности, а правила поведения второстепенны. Однако это заблуждение. Офисный этикет играет ключевую роль в создании здоровой атмосферы и напрямую влияет на эффективность работы.
Зачем нужен офисный этикет?
Основная цель офисного этикета — поддержание уважительных отношений между коллегами и соблюдение субординации. Это способствует слаженной работе команды и выполнению задач, поставленных руководством. Если вы хотите успешно работать на новом месте, важно принять установленные там правила. Если же вы не готовы их соблюдать, возможно, стоит поискать работу с более свободным форматом, где нет строгих поведенческих норм.
Формальные и неформальные правила
В большинстве организаций ожидания от нового сотрудника формируются на основе уже сложившихся традиций. Часть этих правил закреплена в официальных документах, а другая часть существует как негласный устав, который передается от опытных сотрудников к новичкам. Чтобы быстрее адаптироваться в коллективе и избежать недопонимания, ознакомьтесь с основными принципами офисного этикета.
- Дресс-код. После трудоустройства уточните в отделе кадров официальные требования к одежде. Если дресс-код не прописан, понаблюдайте, как одеваются коллеги, и следуйте их примеру — от обуви до аксессуаров.
- Мобильный телефон. Не носите телефон на шее. Установите тихий или виброрежим, а мелодию выберите нейтральную. Избегайте громких или вызывающих рингтонов.
- Фокус на работе. Откажитесь от прослушивания музыки в наушниках или радио во время выполнения задач. Это поможет сохранить концентрацию и не отвлекать коллег.
- Прием пищи на рабочем месте. Если вам пришлось перекусить за столом, используйте салфетку. После еды аккуратно уберите остатки пищи в контейнер, чтобы избежать распространения запахов. Для гигиены используйте отдельные салфетки.
- Личные встречи и звонки. Не назначайте встречи с друзьями или родными в офисе в рабочее время. Для личных разговоров по телефону выходите в специально отведенные зоны и следите за продолжительностью бесед.
- Использование интернета. Помните, что работодатель может отслеживать активность сотрудников в сети. Избегайте посещения непрофессиональных сайтов в рабочее время.
- Взаимодействие с коллегами. При входе в чужой кабинет всегда стучитесь. Общаясь, будьте вежливы, используйте слова «пожалуйста» и «спасибо». Избегайте фамильярных выражений.
- Гигиена и здоровье. При кашле или чихании прикрывайтесь салфеткой или платком и извинитесь перед окружающими.
- Профессиональное общение. Не обсуждайте коллег и их недостатки. Это поможет сохранить здоровую атмосферу в коллективе.
- Оформление рабочего места. Украшать стол фотографиями или небольшими предметами допустимо, но важно не перегружать пространство.
- Ответственность при отсутствии. Если вам нужно отлучиться, проинструктируйте коллег, как общаться с вашими клиентами. Избегайте фраз, которые могут испортить имидж компании.
- Личная гигиена. Избегайте действий, которые могут смутить окружающих. Для личных нужд используйте специально отведенные помещения.
Итог
Не стоит недооценивать важность офисного этикета. Успех работы зависит не только от личных результатов, но и от слаженности команды. Соблюдение правил поведения создает основу для долгосрочной продуктивной работы и укрепляет корпоративную культуру.
В большинстве организаций «ожидаемое поведение» нового сотрудника основывается на уже сложившихся традициях коллектива, часть этих традиций закрепляется в приказах и документах, другая часть носит неформальный характер и имеет форму негласного устава коллектива, передающиеся от одного человека к другому в процессе становления сотрудника на новом месте. Ниже приведем основополагающие моменты офисного этикета, которые помогут новому сотруднику быстрее влиться в коллектив и избежать неприятных взглядов и колкостей со стороны старожил организации.
- После того как Вы получили заветное место, не стесняйтесь, попросите в отделе кадров официальный дресс-код - требования к офисной одежде сотрудников. При его отсутствии, что в природе не может быть, узнайте, какая одежда приемлема для работы в данном коллективе, начиная от обуви и заканчивая галстуком.
- Мобильный телефон, каким бы он не был дорогим и современным не носите на шейной ленточке, громкость вызова должна стоять на тихом, вибрационном режиме, мелодию звонка не должна быть вызывающей, блатной, лучше, если это будет тональный вызов.
- Откажитесь от наушников и прослушивания радио во время работы. Это простые вещи и не требуют особых усилий, но они также и не привлекут отрицательного внимания к Вашей персоне со стороны коллег.
- Нехватка, времени на завтрак по различным причинам, заставляет желудок урчать, бурчать в самый не подходящий момент. Но дело спасает время, которое установлено в офисе для короткого чая или кофе. Прежде чем достать бутерброд, постелите на стол салфетку, ешьте над ней, после приема пищи аккуратно сложите ее и отправьте в мусорную корзину. Если пища была съедена не полностью, то оставшиеся кусочки, надо упаковать в воздухонепроницаемую тару, для не распространения запаха остатков пищи по офису. Салфеткой, над которой ели, не вытирайте губы и руки. Для этой цели достаньте свежую, которые Вы купили, заблаговременно идя на новую работу.
- Не назначайте встречи в офисе своим друзьям, родным и близким во время рабочего дня. Если такая встреча необходима, выйдите из офиса, при этом четко прокомментируйте, куда Вы пошли, на какое время и самое главное причина, она должна быть весомой и понятной для коллег. Прием звонков по телефону не по работе сопровождается выходом с рабочего места в коридор, комнату психологической разгрузки, в то место где Вы можете не шептать, а нормально разговаривать. Следите за временными рамками телефонных переговоров, это важно.
- Современный офис, немыслим сегодня без современных средств коммуникаций, одним из которых является интернет. Не злоупотребляйте данной услугой, помните, что большинство работодателей устанавливают на офисную сеть, программы контроля, за интернетом и по каким ресурсам путешествуют его сотрудники. Помните об этом.
- При посещении других кабинетов в офисе, постучитесь, выдержите паузу, услышав, войдите или другое слово, зайдите и начните свой монолог со слова, извините, у меня такая проблема или такой то вопрос. Спрашивая внезапно закончившиеся скрепки, кнопки, бумагу и т.п. используйте выражения, пожалуйста, я Вам благодарен. Не говорите, я Вам должен, Я Ваш должник и тому подобное. Это слова между друзьями, но к офисному этикету они отношения не имеют.
- Подробно рассказывать, как и в каком направлении чихать и кашлять, не стоит, надо иметь всегда с собой чистый носовой платок или салфетку, при этом после издания звуков, сопровождающие чиханье и кашель не забудьте извиниться.
- Не допустимо в офисном этикете профанация на рабочем месте. Обсуждение чужих недостатков, недочетов в офисе не допустимо, не обсуждайте других, тем самым не дадите повода обсуждать в негативе себя.
- По вопросу облагораживания своего рабочего места, с помощью календарей, фотографий родных, близких, цветов и плюшевых игрушек. Этикет не запрещает, но не приветствует загромождение стен, столов, офисных перегородок любимыми мелочами, во всем должна быть норма.
- Оставляя рабочее место, по каким либо причинам, своим коллегам, доведите четкую инструкцию по общению с Вашими клиентами. Ответы не знаю, сегодня не будет, а где-то там, я не уполномочен, не употребляются, такие выражения только портят имидж фирмы перед потенциальной клиентской базой.
- И самое главное не пытайтесь, как бы незаметно, среди коллектива поковыряться в носу, поправить носок, почесаться в определенных местах. Для этих целей есть отдельные помещения.
Неуважение к офисному этикету, несоблюдение элементарных норм и правил поведения в коллективах, нельзя недооценивать. Считать, что работа и результат, достигнутый любой ценой, является главной целью офисного сотрудника ошибочно. Это разовый результат, а постоянный, основанный на сплоченности коллектива единомышленников, базирующийся на офисном этикете, его соблюдении и выполнении всеми сотрудниками, будет приводить к постоянным положительным результатам работы всей фирмы.