Добрый день! Меня зовут Ольга Платонова, с начала 2022 года я работаю офис-менеджеров в одной из петербургских компаний. И сегодня я расскажу вам о том, как буквально с первого дня я занималась уничтожением документов этой компании. Звучит, как начало криминальной хроники, правда? На самом деле, все намного проще! Моя предшественница оказалась в этой компании в разгар работы над архивом. Несколько лет бизнес достаточно успешно функционировал при том, что в документах был, мягко говоря, беспорядок. За полгода до моего прихода в компанию, руководитель решил заняться архивом, и они, совместно с моей предшественницей создали архив, на который, что называется любо-дорого посмотреть. Но девушка ушла в декрет, не доделав дела, а на ее место пришла я. Поэтому первой моей задачей стало именно решение вопросов с бумагами, списанными на уничтожение.
Как можно избавиться от устаревших бумаг?
Сначала я подумала, что задача будет простой. Но когда увидела объем списанных дел, пришла в ужас! Их было очень много. По прежнему опыту работы я знала, что у меня есть два основных варианта:
- измельчить бумаги обычным офисным шредером, а потом отправить их в макулатуру;
- заказать услугу по профессиональному уничтожению, которая по сути своей представляет то же шредирование и переработку, но только в промышленных условиях.
Плюс нужно оформить соответствующие акты, чтобы не получилось, что бумаги исчезли непонятно куда.
Путь к решению
В самостоятельном уничтожении нет ничего сложного, за исключением того, что сначала всю эту кипу бумаг нужно перебрать и избавиться от любых небумажных элементов. А это и скрепки, и скобки от степлера, и файлы, и веревочки от папок. В общем, хлопот немало.
Я прикинула, как долго я буду этим заниматься, потом узнала цены на услуги по уничтожению документов и пришла с этим вопросом к руководителю. Честно говоря, немного боялась, что он скажет: «Вот еще, платить! Делай сама!» Но он похвалил меня за инициативу, сказал, что, конечно, выделит эту небольшую сумму и отправил дальше заниматься этим вопросом.
Решение
Мне оставалось только договориться с компанией, которая возьмет это на себя. Я выбрала «Первый Городской Архив», потому что это фирма с большим опытом и разумными ценами. В итоге все оказалось очень просто. Мне нужно было только проследить, чтобы все, списанное на уничтожение забрали, а потом лично убедиться, что все документы, действительно, были измельчены.
Все остальное компания взяла на себя. Приехала машина, они взвесили все, перетаскали тяжеленные кипы, потом уже у себя, избавились от всего лишнего, пригласили меня на территорию предприятия и уничтожили у меня на глазах весь объем бумаг. А потом выдали мне на руки готовые акты. Очень удобно!
Ольга Платонова