Столкнулись с необходимостью позвонить в организацию по объявлению, чтобы решить бытовую проблему, записаться к врачу или уточнить информацию? В подавляющем большинстве случаев первым шагом будет именно телефонный звонок. Речь пойдет не о личных звонках друзьям, а о деловом общении с компаниями и учреждениями. Чтобы ваш разговор был конструктивным и оставил после себя хорошее впечатление, стоит учесть несколько важных моментов.
Выбирайте правильное время для звонка
В первую очередь, учитывайте рабочий график организации. Если это не круглосуточная служба, не стоит звонить слишком рано утром, поздно вечером или в вероятное время обеденного перерыва. Отсутствие ответа в эти часы чаще всего связано не с нежеланием сотрудников работать, а с тем, что в офисе просто никого нет.
Начните разговор вежливо
Представьте, что вам ответили. Даже если ваш собеседник идеально соблюдает правила общения, ваша задача — начать диалог корректно. Избегайте фамильярных обращений вроде «Ваня, ты?» или «Галя?», если вы не уверены, что говорите именно с этим человеком. Не менее бестактно сразу спрашивать: «Куда я попал?» или «Это кто?». Лучший вариант — начать с простого приветствия. Если сотрудник не представился, представьтесь сами и вежливо уточните: «Простите, а с кем я разговариваю?»
Четко формулируйте свою цель
После приветствия ясно и без лишних слов изложите причину звонка. Например, вместо расплывчатого «Можно узнать за телефон?» скажите: «Я хотел бы узнать условия подключения домашнего телефона». Если что-то не расслышали или не поняли, сразу переспросите — это сэкономит время вам и собеседнику. Если же по какой-то причине вам пришлось перезвонить, извинитесь за беспокойство и сразу задайте все уточняющие вопросы.
Учитывайте специфику службы
Если вы звоните в диспетчерскую, регистратуру, справочную или экстренную службу, помните, что линия может быть очень загружена. Формулируйте свой вопрос максимально четко и кратко, чтобы не занимать телефон надолго.
Создайте подходящие условия для разговора
Позаботьтесь о том, чтобы вам ничто не мешало: уберите фоновый шум (телевизор, музыку), по возможности обеспечьте тишину. Заранее приготовьте ручку и блокнот, чтобы записать важную информацию — номер заявки, время, имена.
Не скрывайтесь, если вас просят представиться
Если сотрудник спрашивает ваше имя, назовите его. Это делается не из любопытства, а чтобы правильно направить звонок или передать сообщение. Это избавит секретаря или коллегу от необходимости гадать, кто звонил.
Что делать, если нужного человека нет на месте
Если вам сообщили, что нужный специалист отсутствует, вежливо уточните, когда он будет, и можно ли оставить для него сообщение. Это гораздо эффективнее, чем названивать каждые пять минут с вопросом: «А он уже пришел?»
Завершайте разговор вовремя
Получив необходимую информацию, поблагодарите собеседника и завершите беседу. Помните, что телефонная линия может понадобиться другим клиентам, а сотрудники в офисе, как правило, заняты работой. Даже если вы звоните знакомому и знаете, что у него сейчас нет срочных дел, не затягивайте разговор надолго — в это время по служебному телефону может поступить важный звонок. Будьте вежливы и уважайте время других людей.