Ключевые сферы: что важно для вас в жизни и на работе

У активных и инициативных руководителей и сотрудников обычно так много желанных целей, что на них не хватает ни сил, ни времени.

Тот, кто не хотел бы постоянно укорять себя в том, что мало успевает, кто не хотел бы постоянно попадать в затруднительное положение, решая, от какого из двух важных дел ему — из-за отсутствия времени — надо отказаться, кто не хотел бы, чтобы, кроме работы, ему в жизни и вспомнить было нечего, должен выбрать для себя такие цели, которые максимально помогли бы ему реализовать себя в жизни и на работе и добиться успеха.

В американской теории управления такие сферы деятельности называют «ключевые задачи», «ключевые зоны», «ключевые функции». В ФРГ их обозначают как «ключевые сферы», или «целевые сферы», или «сферы успеха».

Долгое время не осознавали, что наряду с производственными и профессиональными ключевыми сферами такое же значение для руководителей и сотрудников имеют не связанные с работой сферы — сферы личные, так как они в значительной степени способствуют выражению человеком своего Я, т. е. удовлетворению высших потребностей жизни и труда по А. Маслоу.

Ключевыми сферами являются все те сферы, деятельность человека в которых служит достижению важных целей, от чего в решающей степени зависят успех и удовлетворение собой в работе, в общественной и личной жизни.

Кто сказал «а», тот должен сказать и «б». Тот, кто считает ту или иную ключевую сферу чрезвычайно важной для себя, должен каждую неделю или в крайнем случае каждый месяц ставить перед собой конкретные, связанные с ней задачи и планировать время для их осуществления.

Человек, который на неделю-другую «забросит» одну из своих ключевых сфер, т. е. не будет намечать себе цели и не будет выделять времени для их достижения, пусть отдает себе отчет в том, что он запустил нечто очень важное (например, семья, здоровье, общение с сотрудниками, контрольные проверки), в результате чего, если он и дальше будет продолжать в том же духе, может возникнуть значительный, порою непоправимый ущерб.

Управление временем приобретает истинный смысл лишь благодаря определению ключевых сфер, Так как только таким образом можно помешать неотложному постоянно брать верх над важным. Если все же в работе, в личной жизни неотложные дела неизменно имеют преимущество перед делами важными, последствия этого могут быть очень печальными. Ведь потерянное время невозместимо.

Сюда уходит корнями и выражение: «Финансовый кризис есть не что иное, как запущенный кризис рынка». Случается, что из-за неотложных дел забрасывают такие важные области деятельности, как, например; развитие производства, повышение квалификации, подготовка молодых кадров, планирование. Если предприятие и дальше будет идти этим курсом, на хорошее рассчитывать не приходится. При использовании метода определения ключевых сфер следует строго ограничиться лишь несколькими из них. Опыт говорит о том, что активный человек может осилить 9, 10, максимум 12 таких сфер. Некоторые руководители выходят из себя, когда им об этом говорят. Однако сами подумайте. Если каждую неделю ставить перед собой лишь две задачи, то сколько задач придется решать в целом? 18, 20 или даже 24!

Для этого требуется время. Но ведь не надо забывать и о других каждодневных срочных и рутинных делах.

Если вы серьезно решили заняться управлением временем, возьмите лист бумаги, столбиком через интервал запишите цифры от 1 до 9 и хорошенько подумайте, 9 каких ключевых сфер можно считать наиважнейшими для вас, вашей работы, вашей личной жизни. Семья (11)? Хорошее эмоциональное и физическое состояние (22)? Друзья, клуб, партия, община (33)? Сотрудники (44)? Улучшение технологии (5)?

Финансовые результаты (6)? Положение на рынке (7)? Организация (8)? Повышение квалификации (9)? Это, естественно, лишь примеры. Директор завода, возможно, не найдет в перечне «обеспечения безопасности процессов труда», кто-то другой— «бюджета», третий — «рекламы». Вариантности здесь нет предела. Каждый должен найти индивидуальные ключевые сферы. Их, кстати, всегда следует обозначать именем существительным.

Чтобы сделать свой выбор, возьмите неделю времени для размышлений. Потом запишите все ваши ключевые сферы и для начала заведите для каждой отдельный лист бумаги. Определите, чего бы вы хотели добиться в каждой из сфер до конца следующей недели. Можно ставить перед собой сразу несколько задач в расчете на каждую сферу (например, в отношении каждого из нескольких ваших подчиненных наметьте то, что кажется особенно важным).

Возьмите календарь и отметьте в нем, когда и сколько времени вы выделите для достижения этих целей.

Не отчаивайтесь, если поймете, что все вы просто не потянете. Уже один этот вывод многого стоит: по всей вероятности, у вас слишком мало времени для выполнения самых важных дел. В ближайшие недели и месяцы вам придется внести соответствующие коррективы.

Опять же действуйте «клином»: начинайте с малого. Может, с 3 или 4 сфер. Не ставьте перед собой много целей. Но будьте последовательны! Держитесь до конца!

По окончании недели отчитайтесь перед собою, какие цели вы достигли полностью, какие лишь частично и каких вообще не достигли. Всякий раз начинайте заново. Вы, конечно же, заметите, что снова и снова не выполняются именно те дела, которые относятся к 9 важнейшим для вас сферам. Делать нечего, придется вычеркнуть из календаря и из планов работы менее важные задачи. Как с ними поступить: полностью отказаться от них? передать другому? использовать другие, позволяющие сэкономить время методы? отказаться от должности? научиться говорить «нет»? не стремиться к качеству? Пожалуй, всего понемногу.

При применении описанного выше метода хотелось бы порекомендовать использовать тетради календарных планов, поделенные на соответствующие разделы.

Некоторые, впрочем, считают управление временем и метод определения «ключевых сфер» чем-то надуманным и предпочитают жить хаотично — динамично, но не без конфликтов, которых можно было бы избежать.

Добавить комментарий