Практическую реализацию этих правил удобно осуществить с помощью матриц организационных проекций.
По столбцам матрицы располагаются организационные звенья организации, по строкам - функции организации.
Заполнение матрицы визуально напоминает игру в крестики-нолики. Если данная функция выполняется рассматриваемым организационным звеном, то на пересечении соответствующих столбца со строкой ставится крестик, если иначе - нолик. Или соответствующая ячейка матрицы не заполняется (см. «Схему связи матриц организационных проекций»).
Подобная процедура дает возможность вновь формируемой организации закрепить ее функции за конкретными звеньями, а действующая организация можете с ее помощью провести анализ эффективности существующей системы распределения функций по своей структуре.
Такой анализ позволяет:
• проанализировать уровень загруженности звеньев организации, выявить перегруженные звенья и звенья, не задействованные в работе:
• выявить факты дублирования функций;
• определить функции, за реализацию которых не отвечает ни одно из существующих организационных звеньев.
Итогом подобного анализа должно стать совершенствование организационной структуры. в ходе которого будут перегруппированы функции между организационными звеньями с тем, чтобы добиться большей равномерности в загрузке звеньев.
По рекомендации консалтинговой группы «БИГ», число функций, закрепляемых за одним организационным звеном, не должно превышать числа 7.
Методика использования матриц организационных проекций для разработки функциональной структуры предложена группой «БИГ». Она предполагает последовательное прохождение следующих шагов.
Шаг 1. Составление перечня видов бизнеса организации (предлагаемых продуктов и услуг).
Шаг 2. Формирование перечня функций, реализуемых организацией для выпуска данных продуктов или предоставления услуг.
Шаг 3. Составление перечня организационных звеньев компании.
Шаг 4. Закрепление продуктов/услуг и функций за организационными звеньями с помощью матриц организационных проекций.
Шаг 5. Построение структурной схемы организации.
Реализацию первых трех шагов удобно осуществлять через построение иерархических схем. Это схемы типа дерева целей, позволяющего осуществить последовательное дезагрегирование соответствующих элементов: видов бизнеса до отдельных продуктов, мегафункции до функций нижнего уровня, организационной схемы от руководителей высшего уровня до начальников групп и секторов.
Построение функциональной структуры предполагает создание двух матриц организационных проекций: сначала - матрицы «продукты — функции», выход которой (функции) является входом для второй матрицы «функции - звенья». Предварительная привязка функций к выпускаемым фирмой продуктам позволяет более тщательно разработать перечень функций и выявить наиболее значимые из них, те, которые необходимы для выпуска всех или большинства продуктов компании. Иначе говоря, это дает возможность оценить объем соответствующей функции.
Схема связи матриц организационных проекций
