В данной главе вы познакомитесь с основными координационными механизмами, узнаете, какие
механизмы соответствуют каждому типу организационной структуры, а также получите представление о том, зачем в организационную структуру встраиваются специальные механизмы взаимодействий.
Г. Минцберг выделил пять основных координационных механизмов, применяемых организациями для согласованного выполнения рабочих задач подразделениями и отдельными должностными лицами.
КАК ОНИ РАБОТАЮТ?
В числе механизмов, выделенных Минцбергом:
1. Прямой контроль
2. стандартизация трудовых процессов:
3. стандартизации знании и навыков:
4. стандартизация выпуска:
5. взаимные согласовании.
При использовании механизма прямого контроля ответственность за работу других людей возлагается на одного человека. Он формулирует задания для подчиненных, определяет способ выполнения заданий и следит за действиями исполнителей.
Данный механизм является основой построения иерархий управления, отражающих распределение формальной власти в Организации.
При стандартизации трудовых процессов зачтется точное описание (спецификация) содержания труда. Инструментами стандартизации труда являются должностные инструкции и общие руководства по поведению (разнообразные правила и директивы).
При использовании данного механизма исполнителю не надо думать о том. как выполнить рабочее задание. Ему следует лишь точно следовать выданной инструкции. Это самый жесткий механизм координации.
Наиболее часто механизм стандартизации трудовых процессов применяется, когда необходимо обеспечить очень точную координацию работ (работа Пожарной команды, действия экипажа при посадке самолета) или достичь максимальной эффективности выполнения повторяющихся задач (сборочный конвейер).
Условием применения данного механизма является возможность разбить процесс труда на ряд простых операций, подлежащих спецификации.
Как правило, данный механизм применяется для координации неквалифицированного труда.
При стандартизации выпуска исполнителю заранее определяются результаты труда, а способ их достижения оставляют на его усмотрение. В качестве заданных результатов труда могут выступать параметры изделия, нормы выработки, стоимостные показатели объемов производства и прибыли.
Основные инструменты реализации данного координационного механизма — системы планирования и контроля выполнения планов компаний.
Стандартизация навыков и знании предполагает, что в процессе труда могут участвовать лица с точно определенным уровнем полготовки.
Примеры использования данного механизма - объявления компаний об имеющихся вакансиях, где четко определены требования к кандидатам на руководящие должности — наличие профильного высшего образования, опыт работы в аналогичной должности в течение оговоренного количества лет, знание языков и другие обязательные навыки.
Диплом государственного образца является гарантией того, что кандидат обладает необходимым объемом стандартизированного знания в определенной области.
Стандартизированные знания позволяют рассчитывать, что их обладатель сможет решить профессиональные задачи с использованием стандартного набора апробированных методов.
Помимо привлечения дипломированных специалистов компании могут использовать дополнительные программы обучения, направляя сотрудников на специализированные курсы либо используя собственных более квалифицированных сотрудников в качестве наставников и лекторов.
Организация полагается преимущественно на данный координационный механизм, когда задачи, стоящие перед исполнителями, слишком сложны, чтобы стандартизировать процесс их решения или результат.
В качестве примера можно привести труд врача, юриста, научного работника или сотрудника консультационной фирмы. Все это образны профессионального труда, под которым будем понимать сложный труд, требующий большого объема специализированных знаний.
Деятельность, осуществляемая в условиях неопределенности и изменчивости внешней среды, плохо поддается стандартизации (исследовательские лаборатории, отделы связей с общественностью, редакции ежедневных газет).
Здесь для координации могут использоваться механизмы взаимных согласований. При взаимном согласовании координация осуществляется самими работниками и процессе неформальных коммуникаций.
Данный механизм применим в небольших по численности группах работников (5-7 человек), которые могут самостоятельно договориться между собой, кто и что будет делать.
С помощью группирования и назначения менеджеров, ответственных за деятельность подразделения, в управленческую систему вводится механизм прямого контроля.
Группирование также позволяет устанавливать для каждой группы показатели результативности деятельности, соответственно, может использоваться механизм стандартизации выпуска.
Использование членами группы общих ресурсов и наличие единой цели деятельности способствуют активизации третьего координационного механизма - взаимных согласовании.
Другие механизмы - стандартизация труда и стандартизация знаний и навыков - предназначены для автоматической координации и могут применяться независимо от группирования должностных позиций.
Стандартизация труда используется преимущественно для координации неквалифицированного Труда, стандартизация знаний — для координации профессионального труда.