Заседания идут одно за другим. Все дни расписаны. Только через несколько месяцев возможен некоторый спад. А там наверняка накатится волна новых заседаний.
Если на каждом присутствовать обязательно, попытайтесь извлечь из этого максимальную пользу. Поэтому к заседаниям следует хорошо готовиться и тщательно обрабатывать их результаты.
Подготовка заседания в основном является обязанностью вашего секретаря или вашего штаба. Итогом такой подготовки должна быть папка для заседания, в которой содержатся все материалы, необходимые для активного участия в дискуссиях, принятия соответствующих решений:
- Приглашение.
- Повестка дня.
- Список участников.
- Протокол предыдущего заседания.
- Перечень «открытых» вопросов и проектов.
- Материалы по наиболее важным для вас пунктам повестки дня.
Чтобы обсуждение не превратилось в пустопорожние дебаты, надо иметь регламент.
Не надо готовить материалы для заседания в самые последние дни. Уже за несколько недель до его проведения в папке должны быть собраны все необходимые документы, копии писем, вырезки из газет и т. п., которые могут понадобиться для дискуссии и встречи с важными партнерами. Такая папка служит одновременно средством контроля за тем, чтобы заседание было хорошо подготовлено, чтобы своевременно были представлены все важные данные, и поможет ответить на вопрос: а должны ли вы вообще в нем участвовать? Если сами документы производят довольно убогое впечатление, можно ожидать, что ценное время уйдет на отсиживание на рутинном мероприятии с бесполезным ритуалом.
К сожалению, стало обычаем все важные материалы, которые можно было бы переслать участникам еще до встречи и которые бы способствовали более основательной подготовке, раздавать перед самым началом заседания. Здесь можно предположить стремление ошеломить участников, застать их врасплох! Такой образ действия оправдан лишь тогда, когда в ходе заседания будут даваться к этим материалам важные разъяснения. Не следует, впрочем, бояться переносить заседания, если повестка дня плохо проработана. Это особенно актуально в тех случаях, когда обсуждается важный вопрос.
Список участников обычно также можно найти в папке документов, которая передается у входа в зал заседаний. Это, естественно, объясняется тем, что многие лишь в самую последнюю минуту сообщают о своем согласии или отказе принять участие в работе заседания. На такую практику остается только посетовать, так как в списке участников вы можете найти фамилии людей, с которыми давно хотели встретиться и обсудить определенные вопросы. Если вы затребовали список участников заблаговременно, тогда сможете без труда обратить внимание нужного вам человека на предоставившуюся возможность контакта и подготовить необходимые для деловой беседы материалы. Таким образом завязываются многие плодотворные контакты, рационально используются перерывы в работе заседания. Папки рекомендуем покупать от издательства Де Агостини в Москве через интернет магазин deagoshop.ru .
Того, кто отправляется на заседание во «всеоружии», не только экономит время. Он в значительной мере способствует и успеху работы, так как не довольствуется ролью равнодушного наблюдателя.
Если для руководителя уже стало привычкой записывать или диктовать на пленку важнейшие мысли по каждому пункту повестки дня, имеются хорошие предпосылки для оптимального использования полученных на заседании результатов. Вернувшись на работу, он передает папку с материалами заседания в секретариат, где выполняется все, что относится к «рутине» или уже обрело форму служебных распоряжений. Не останутся без внимания и те пункты повестки дня, которые требуют дополнительных консультаций.
Папка с материалами заседания считается закрытой, когда в нее кладут поступивший протокол, сверенный с собственными записями. Во многих случаях рекомендуется сразу же завести папку для материалов следующего заседания.
Важно, чтобы вы передали одному из сотрудников перечень «открытых» вопросов, где ключевыми словами будут зафиксированы решения, которые следует реализовать до начала работы нового заседания. Как правило, такие решения редко выполняются вовремя или даже не выполняются вообще. Впрочем, это никому не бросается в глаза. Если вы хотите избежать топтания на месте и бесплодных дебатов по одной и той же теме, продемонстрируйте президиуму, что ведете строжайший учет всему, что делается на заседании. Если вы зазеваетесь, вас самого могут выбрать в президиум.