Мы настроены на то, что пустых листков на календаре вообще не бывает и что старательный человек должен с утра до вечера что-то делать. Поэтому анализ использования времени создает солидную базу для наших благородных устремлений. В самом деле, любое управление временем без протоколов учета его использования кажется построенным на песке.
Простейшим методом является педантичное записывание всех видов деятельности с указанием времени начала и окончания каждой работы. Тут мы предполагаем, что та или иная работа не будет «вытеснена» какой-либо другой. Важно разделить «работу» и «помеху».
Под «работой» мы понимаем деятельность, от начала До конца осуществляемую конкретным индивидом. Под «помехой» мы понимаем здесь внезапное, незапланированное прерывание работы посторонними лицами.
В протоколе учета времени должны четко фиксироваться все помехи (телефонные звонки, незапланированные посещения, «экстренные случаи» и т. п.) с указанием времени их возникновения и продолжительности воздействия.
Учет времени — дело довольно обременительное, и именно те, кто постоянно жалуется на стрессы и нехватку времени, утверждают, что у них якобы вообще нет времени для таких записей. Принцип действия здесь следующий: «генератор случая» посылает сигналы через нерегулярные промежутки времени. Человек, к которому это относится, нажимает при этом на ту клавишу прибора, которая приблизительно обозначает вид деятельности, каковой он в данный момент был охвачен (например, диктовка, деловая беседа, чтение и т. п.). Время и вид деятельности фиксируются на носителе данных. На основании частоты выполнения работ позднее с помощью компьютерной программы рассчитывается распорядок дня. Однако и эта «игрушка» широкого распространения не получила.
Конечно, можно было бы поручить ведение записей или нажатие на клавиши беспристрастному наблюдателю, но при этом не следует упускать из виду, что уже само его присутствие приведет к весьма заметным изменениям в поведении, хотя таковые неизбежны и в том случае, когда человек сам регистрирует все выполняемые в течение дня работы.
В конце рабочего дня обычно забывают отметить, какие из важных работ остались незавершенными. Здесь и техника отказывает.
Время, затрачиваемое на ведение записей, зависит от того, протекают ли дни в основном однообразно — тогда достаточно и нескольких протоколов — или же они по содержанию заметно отличаются друг от друга. В этом случае, чтобы результаты анализа были реалистичными, потребуется довольно большое количество протоколов.
Важно подчеркнуть, что протоколы учета использования рабочего времени являются лишь инструментом для управления временем. С них все только начинается.
Сначала необходимо определить, сколько времени затрачено на каждую работу и каждую помеху. Все виды работ и помех систематизируются и обозначаются соответствующими буквами. Возникнет ряд «пожирателей времени». Его следует дополнить перечнем незавершенных работ.
Работы
- А. Работы большой важности, которые входят в служебные обязанности. Работы, которые нельзя поручить другим лицам. Работы, отсрочка выполнения которых может нанести ущерб. Для обоснования приоритета все три критерия должны быть соблюдены!
- Б. Неотложные работы, не являющиеся, однако, важными. Важные работы (как и категории «А») не обязательно должны быть выполнены в этот день и будут проводиться после завершения работ категории «А».
- В. Работы, имеющие или пока имеющие второстепенное значение, которые также следует выполнить. Работы, которые следовало бы поручить другим. Сюда обычно относятся легкие, приятные дела.
- Г. Ненужные работы. Время от времени случается и такое.
Помехи
- A. Важное, не терпящее отлагательства дело. Относится к вашим функциям. В случае отсрочки решения мог бы возникнуть ущерб.
- Б. Важное дело, однако может и «подождать». Помеха неоправдана.
- B. Совершенно второстепенное дело, которое может и не быть в вашей компетенции.
- Г. Мелочи.
Управление временем вступает теперь в решающую фазу. Если подтверждается, что вы действительно испытываете нехватку времени и на вас давит груз незавершенных работ, необходимо решить:
- от каких работ категории «В» и «Г» можно вообще спокойно отказаться (например, изучение статистики, чтение всей исходящей корреспонденции, обход предприятия, утренние беседы за кофе и т. д.);
- какие работы категории «В» следует поручить другим лицам;
- для каких работ категории «Б» необходимо подготовить кадры, чтобы позднее эти работы можно было поручить им;
- какие другие, более рациональные методы следует использовать в будущем для выполнения работ категории «А» и «Б»;
- какие работы категории «А» и «Б» можно перенести на другое время дня, недели, когда помех, вероятно, будет меньше;
- какие помехи категории «В» в будущем должны «перехватывать» другие;
- какие помехи категории «Б» следует направить в «русло» планомерных служебных мероприятий (например, проведение еженедельных обсуждений с сотрудниками вместо бесконечных звонков, консультаций и т. п.).