«Часы помех» и планирование временных зон.
Частота помех дополнительно может фиксироваться с помощью символов в «часах помех». Рекомендуется в течение нескольких дней вести записи и фиксировать все помехи. Суммируем время на все помехи.
Можно также определить, в какой степени отдельные часы работы подвержены тем или иным помехам.
Таким образом, можно получить представление о том, где расположены наименее всего подверженные помехам временные зоны, когда наблюдается максимум помех.
Само собой разумеется, что напряженные работы, требующие предельной концентрации внимания и непрерывности, целесообразно переносить в наименее подверженные помехам временные зоны, а все относительно простые работы, которые «нечувствительны» к помехам (чтение газет, входящей и исходящей корреспонденции, визирование документов, телефонные разговоры и т. п.),— в фазы наибольших помех. Смешанные зоны пригодны для деловых бесед, диктовки, важных телефонных разговоров и т. п. Однако зачастую руководители поступают как раз наоборот. В самое спокойное время они читают, после чего с наслаждением «вкушают кофе»... Когда же телефон начинает звонить постоянно, когда сотрудники начинают одолевать различными вопросами, многие «погружаются» в проработку важных и сложных проектов, а потом жалуются на стрессы... А ведь всего этого можно избежать.
Распорядок дня.
До сих пор мы обращались к фактическому положению вещей. Наряду с обычными моментами здесь необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы, например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т. е. в зоны, наименее всего подверженные помехам. Рекомендуется планировать не работы, а цели.
Сколько часов в день можно запланировать для выполнения тех или иных работ? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожиданностей или непредсказуемых происшествий, вы спокойно можете выделить 6 часов.
Если же неожиданности не только не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3 или 4 часами.
Тот, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «клином». Клин, как известно, заостряется внизу и расширяется кверху. Поэтому начинайте планирование с одного единственного часа в день. Это может себе позволить каждый. Тот, кто благоразумен, выделит для такой цели самый драгоценный час. Когда в этом деле появится опыт (думается, опыт положительный), можно перейти к 2 часам и т. д.
Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оставались свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и — а почему бы и нет? — отдыха. Благодаря этому распорядок дня станет гибким, можно будет многое делать сверх плана.
План работы на день, согласованный накануне с секретарем, является прекрасным стимулом для тех, кто медленно раскачивается. Он позволяет также работникам секретариата вовремя подготовить нужные документы.