Дефицит времени — удел шефа, время — привилегия хорошего менеджера.
Недостаток времени в большинстве случаев можно приравнять к неспособности организовать самого себя и свою работу. Это, впрочем, не означает, что дисциплинированный руководитель, рабочий день которого хорошо организован, может принять каждого, постучавшего в дверь кабинета, что он может найти время для любого дела. Наоборот, руководитель, умеющий управлять своим временем, попросит кого-либо из сотрудников «перехватить» неожиданного посетителя, выяснить цель визита, чтобы потом назначить время для встречи, если, конечно, волнующие посетителя вопросы находятся в его компетенции. Иметь время для руководителя означает:
- толково выполнять все важные дела в течение 4—6 часов;
- ежедневно выделять хотя бы один «творческий» час для собственной плановой работы; ©твердо знать, что в данный момент не «горит» никакой более важный проект;
- сознавать, что за счет имеющегося резерва всегда можно найти возможность выполнить какие-либо чрезвычайно важные, непредвиденные дела; делать все с организационной точки зрения для того,
- чтобы избежать стрессов.
Как этого достичь? Особой тайны здесь нет. Придется, правда, принять несколько малоприятных решений. Это связано и с собственной работой. Может быть, надо будет отказаться от некоторых привычек.
Прежде всего следует учиться самодисциплине и выдержке. Какую бы систему вы ни выбрали, порою она будет разбиваться о рифы будней. Пусть 15 неудачных дней не лишат вас мужества, зато в оставшиеся 350 вы будете на высоте.
Неопровержимым фактом является то, что «день» имеет максимум 18, а ночь — минимум б часов. Но и остающиеся 18 часов не должны принадлежать только службе. В шестичасовом режиме есть, конечно, определенный смысл: б часов для интенсивной работы, 6 часов для личной гигиены, принятия пищи, занятий спортом, поездок в транспорте, 6 часов для семьи и различных хобби и 6 часов для сна.
Если данные рекомендации воспринимать не как застывшую догму, а как инструкцию в самых общих чертах, это поможет вам испытать радость от жизни.
«Интенсивно работать» отнюдь не означает, что нужно постоянно сидеть на стуле в кабинете или в конференц-зале. Если вы поднаторели в планировании своего рабочего времени, можно также пройтись по лесу или полю, чтобы собраться с мыслями и обдумать ту или иную проблему.
Вы уже многое приобрели, если, конечно, выполнили приведенные в предыдущей главе рекомендации. Теперь вы знаете:
- Что отнимает у вас больше времени?
- Где экономия времени действительно оправдана?
- Уделяете ли вы самое лучшее для работы время действительно приоритетным вопросам (важно + + неотложно)?
- Сколько времени в среднем отнимает та или иная работа?
- В какие часы вас больше всего отвлекают от работы?
- Сколько времени отнимают у вас различные помехи?
- Кто мешает вам чаще других?
- Какие помехи неизбежны, так как связаны с важными и неотложными делами?
- Нужно ли принять на работу ещё одного сотрудника?
- Из-за чего вы действительно перегружены? Таким образом, вы уже прилично продвинулись
вперед. Чтобы планы были реалистичными, попросите сотрудника, являющегося вашей «правой рукой», подготовить перечень всех намечаемых на год мероприятий.
Конечно, все мероприятия года заранее запланировать нельзя. Но ведь многие повторяются из года в год или заранее известны. Не надо назначать конкретных дней. Достаточно выбрать неделю или декаду в том или ином месяце. Ваш помощник представит приблизительно следующий список:
- общественные мероприятия, годовое общее собрание, заседания совета, заседания наблюдательного совета;
- обычная декада важных обсуждений, балансов, совещания по планированию, различные мероприятия по контролю;
- регулярно проводимые на предприятии мероприятия, а также общие собрания и собрания отдельных коллективов;
- важные ярмарки и выставки;
- отпуск, а также праздничные дни;
- заседания или годовые общие собрания важных союзов и т. п..
Обычно получается внушительный список и оказывается, что немалое количество дней в году уже занято. Поэтому вы решительно хватаетесь за красный карандаш: на каких из мероприятий вы обязательно должны присутствовать лично и какие из них «всего лишь» важны?
Теперь вы приступаете к следующей задаче. Составьте для себя перечень проектов и работ, выполнить которые, с вашей точки зрения, крайне необходимо. Постарайтесь расположить их в порядке значимости и обсудите подготовленный список с консультантом предприятия или руководством. Здесь надо серьезно подумать, действительно ли вам следует брать на себя те или иные дела.