Теория почему-то предлагает в качестве предмета обсуждения рассматривать в первую очередь «чрезвычайный случай», обычные же регулярные обсуждения оказываются на втором плане. Практика работы предприятий советует обратное. Для удобства планирования каждым своей работы хорошо зарекомендовали себя обсуждения, проводимые в согласованный день недели и в согласованное время. Четкий, заранее определенный срок позволяет резервировать необходимое помещение и избегать разного рода накладок.
Обсуждение проблем с сотрудниками проводится в рабочее время, потому что оно посвящается производственным задачам. Испытанные рулевые назначают это событие на послеобеденное время, с тем чтобы естественно ограничить выступления окончанием рабочего дня. Эти мероприятия при договоренности не ограничиваются какими-то временными рамками и проводятся столько времени, сколько потребуется, особенно если предстоит решить трудные проблемы, требующие больших творческих усилий. В таких случаях процесс принятия решения длителен, и им нельзя командовать. Вообще же вряд ли целесообразно заранее ограничивать время таких обсуждений.
Жалобы на опоздание, превышение «академических пятнадцати минут», на затянутость — все это «минусы» для управляющего. Специальный семинар о проведении конференций и бесед вряд ли целесообразен.
Ничто лучше, чем пунктуальное начало мероприятий, на которых сообщается важная информация, не отучит сотрудников опаздывать. Упущенную информацию надо восполнять самостоятельно. После повторной просьбы о до информировании дисциплина улучшается.
Строгое соблюдение согласованного регламента собраний приучает к коротким сообщениям. Если что-то обсудить не удалось, вопрос переносится на следующее обсуждение. К сожалению, не лишне напомнить, что собрание завершается, когда исчерпывается повестка дня. Если оставшееся время предоставлять для общего разговора, общий разговор впоследствии захватит и время собственно обсуждения.