Вы действительно многого достигли, если у вас есть свой секретарь. Обычно нескольким руководителям предоставляется один секретарь или, еще чаще, все пользуются услугами машинописного бюро. Если вы пользуетесь услугами секретаря вместе с другими коллегами, я предлагаю вам познакомиться с теми людьми, которые выполняют для вас машинописные работы и не забывать похвалить их, если работа выполнена особенно хорошо или быстрее, чем вы ожидали. Таким образом вы обеспечите себе внимание в будущем.
Проверьте, какова загруженность секретаря, и всегда конкретизируйте, как быстро вам нужно выполнить работу. Например, я делю секретаря с другими коллегами и всегда говорю ей, как быстро мне нужно отпечатать тот или иной документ. Если же моя работа не очень срочная, я тоже сообщаю ей об этом, и она благодарна мне за такую информацию — ведь она может лучше планировать свое время.
Если же вы располагаете личным секретарем, вам нужно научить этого человека быть вашим помощником. Ваш секретарь может отвечать на телефонные звонки и принимать посетителей, вести ежедневник, напоминать вам о сроках выполнения работы и о встречах, организовывать собрания. Ваш секретарь может регистрировать почту и писать ответы, если требуются лишь традиционные фразы.
В ходе обучения дайте секретарю образцы своего почерка, покажите, как вы хотели бы оформлять письма, и поделитесь своими планами относительно работы.
Ваш секретарь должен точно знать, каковы ваши требования, а это включает в себя и знание того, когда вас можно прервать, какая информация вам нужна и где можно ее получить. Секретарь должен уметь определять задания первоочередной важности, не задавать вопросов о деталях и быть заинтересованным в вашей работе и в целях всей организации. Держите его в курсе всего происходящего. Чем лучше вы информируете своего секретаря, тем эффективнее он или она будет работать. Не обращайтесь к секретарю с личными просьбами — ведь он не прислуга, если, конечно, это входит в его обязанности и согласовывалось ранее. Передавайте секретарю как можно больше обязанностей. Если же вы не доверяете секретарю, тогда вам придется поменять его.
Улыбающийся секретарь
Печатает,
Подшивает,
Улыбается,
Получает почту,
Пишет под диктовку.
Ксерокопирует документы,
С удовольствием
Отвечает на телефонные звонки, Приветствует посетителей. Бронирует гостиницы. Радостно
Вытряхивает пепельницы.
Поливает цветы,
С воодушевлением.
С головной, болью,
С болью в позвоночнике,
С больным ребенком дома.
Пере — печатывает.
Пере — подшивает,
Пере — улыбается.