Начинайте каждый день с составления списка дел, которые нужно выполнить именно сегодня. В этом списке подчеркните красным цветом то, что нужно сделать в первую очередь, зеленым — что последует за ними, и синим — что может подождать до завтра. Выполняя дела, вычеркивайте их. Сегодняшнее синее может завтра стать красным, а может так и оставаться синим до тех пор, пока вы его так или иначе не вычеркнете. Вы можете выработать свою собственную систему, но какую-то систему иметь надо, иначе вы не будете знать, что делать, а что нет. Сохраняйте списки вычеркнутых дел. Они могут вам пригодиться, когда ваш босс будет давать оценку вашей работе.
Обратите внимание, много ли времени у вас; уходит на борьбу с проблемами. Это означает, что вы решаете возникшие проблемы вместо того, чтобы выполнять заранее намеченные дела. Если это имеет место, вам необходимо выделить время на попытки предотвратить возникновение проблем. Сюда может включаться изучение уже имеющихся примеров. Когда, где, кто? Вовлекаются ли в проблемы одни и те же люди? Каковы их причины? Может быть, вам понадобится провести собрание с ответственными сотрудниками и помочь им выработать пути предотвращения кризисов.
Работа менеджера полна прерываний, она фрагментарна, общение с сотрудниками обычно бывает кратким, и разные виды деятельности сменяют одна другую. Иначе говоря, вам не хватает спокойного, предсказуемого, без вторжений и помех времени. Обычно женщинам лучше, чем мужчинам, удается делать несколько дел одновременно, да и после перерыва они способны включиться в работу быстрее.
Возможно, это действительно так, потому что женщины наблюдали за своими матерями — а иногда и сами способны справляться с лавиной разных дел, сваливающейся вдруг и требующей немедленного разрешения.
Осознавать фрагментарность работы руководителя очень важно, потому что каждому нужно научиться осваивать ее и доводить каждое дело до конца, пусть даже медленно и понемногу. Если вы будете ждать, пока появится достаточно времени, чтобы начать работать над новым проектом, вам, может быть, придется ждать вечно.
Вот какие существуют воры времени:
- Медлительность или желание избежать выполнения задания.
- Телефонные разговоры (если возможно, пусть телефонные звонки регистрируются, чтобы вы могли перезвонить в то время, когда ваша энергия уже иссякает и вы не можете выполнять другую работу).
- Не положенные на свое место предметы.
- Случайные посетители.
- Ожидание кого-либо (у вас всегда должна быть какая-то работа).
- Неспособность распределять обязанности.
- Ненужные встречи (обдумайте, какова ваша роль на встрече, и решите, так ли уж необходимо вам быть там).
- Ненужная переписка (я часто делаю пометки на том же самом письме, которое прислали мне, если требуется лишь краткий ответ, и отсылаю его обратно, избегая таким образом обычных формальностей «Уважаемый господин...»).
А вот что поможет вам сберечь время:
- Отказывайтесь принимать решения в стрессовой ситуации, если в этом нет крайней необходимости.
- Советуйтесь, с другими сотрудниками.
- Не ждите, что все пойдет хорошо.
- Не бойтесь принять неправильное решение.
- Осознавайте, что не все, что стоит делать, стоит делать как следует.
- Приняв какое-то решение, переходите к другим вопросам.
- Каждый день старайтесь выполнить заранее намеченный план.
- Определяйте цели и задачи на каждый день в порядке очередности.
- Каждый день составляйте список дел, которые необходимо выполнить.
- Если у вас есть секретарь, старайтесь почаще пользоваться диктовкой.
- Постоянно оценивайте дела первостепенной важности.
- Спросите себя: «Как мне лучше всего использовать свое время прямо сейчас?» А затем приступайте к делу.
- Разделите большой план на разделы, чтобы легче выполнить его.
- Поделитесь со своим руководителем, что вы планируете сделать сами, а что хотите передать своим подчиненным, если у вас будет слишком много дел, и попросите его мнения и совета.