Прошлогодний снег никому не интересен. Интересно то, что близко по времени и актуально.
Заметки на доске объявлений, висящие месяцами и желтеющие: о защите материнства, о технике безопасности, о вреде курения, о чистоте на предприятии — все это никому не интересно. Свое предложение о призе в пять марок вы можете поместить среди этих бумаг, и ваши деньги останутся при вас, если только объявление не будет выделяться своей белизной на общем желтом фоне. Кстати, одно предприятие, серьезно относящееся к информации своих сотрудников, установило на доске объявлений красную лампочку. Как только появлялось новое объявление, лампочку зажигали, и красный свет горел в течение трех дней. Каждый подходил и читал.
Действия, разделенные значительными промежутками времени, теряют связь, а применительно к организации информации устаревают. Есть правило: лучше пренебречь оформлением и честолюбивым стремлением создать иллюстрированный шедевр и оперативно подготовить информацию. Информировать о том, что будет, во всяком случае лучше, чем заниматься писанием летописей.
Информация сотрудников обязательна
Есть ряд тем, по которым работодатель всегда должен информировать своих сотрудников. О правовых предписаниях, о рабочем времени, о различных внутрифирменных решениях, о технике безопасности, о правилах поведения при пожаре и т. д. По крайней мере раз в год работодатели, подпадающие под закон о предприятии, должны отчитываться перед собранием всего коллектива о социальном развитии предприятия и его хозяйственных результатах.
Однако если ограничиваться темами и способами информации, предписанными законом, вряд ли можно улучшить производственный климат и разбудить заинтересованность. В этом надо отдавать себе отчет. Какие есть дополнительные средства? В крупных организациях перечень этих мер может занять несколько страниц, в небольших — следует сконцентрироваться на двух-трех мероприятиях, утешая себя тем, что каждодневное общение компенсирует нехватку институционализированных каналов распространения информации.
Возможные источники информации следующие:
- доска, где вывешиваются различные сообщения, она может быть оснащена различными привлекающими интерес приспособлениями;
- демонстрационная витрина;
- циркулярные письма и другие распоряжения, касающиеся всех;
- внутрифирменная информация — регулярно издающийся информационный листок;
- журнал;
- регулярные обсуждения;
- общее собрание предприятия.
Как эти источники информации используются на практике — это вопрос и общей атмосферы на предприятии, и стиля руководства, его заинтересованности в завоевании доверия сотрудников. В одной витрине декорации не меняются месяцами; в другой — все «экспонаты» независимо от того, являются ли они информационными описаниями, моделями или образцами продукции, обновляются каждые 14 дней. Это поддерживает интерес постоянно. Здесь можно выставлять различный рекламный материал, новые формуляры.
Здесь можно представлять различные подразделения предприятия с фотографиями сотрудников, с указанием задач, которые они решают, с их пожеланиями по улучшению организации работ, даже с указанием их неслужебных интересов. Здесь же можно представлять новых сотрудников, или маршруты совместных велосипедных походов, или новые методы лечения распространенных заболеваний и т. п. Такая витрина может превратиться в действенный центр распространения информации. Ответственность за ее оформление и содержание может, как эстафета, передаваться от подразделения к подразделению, чтобы у каждого была возможность высказать свои пожелания и мнения.