На собеседование нельзя прийти безучастным и неподготовленным, надо обязательно заранее подготовиться. Вам необходимо четко представлять требования, которые вы предъявляете к претендентам на данную должность. Важно иметь под рукой откорректированное описание должностных обязанностей. Такую должностную инструкцию вы можете получить в отделе кадров, если ее нет, подготовьте сами.
В больших компаниях отдел кадров позаботится о том, чтобы у вас в руках была самая последняя редакция должностной инструкции, которой пользуются они сами. Проверьте, нет ли в ней ошибок. Иногда должностные инструкции составляются неясно или даже содержат ошибки. В любом случае, вы обязаны знать характеристики той должности, на которую принимаете людей. Проверьте, имеются ли записи собеседований с теми, кто занимали эту должность раньше, и по каким-то причинам ушел из организации. Это может указать на существующие проблемы и пути их разрешения. Людям свойственно беседовать более свободно, покидая работу, а не будучи ее сотрудником.
Чтобы суметь выбрать именно того человека, который наилучшим образом подойдет на должность, составьте характеристику жизненно важных для конкретной должности умений и навыков. Если вы планируете принять на работу торгового агента, рассмотрите, что придется делать кандидату, чтобы успешно справляться с работой. Скажем, в его обязанности войдет: поиск потенциальных клиентов, телефонные звонки, анализ существующих потребностей, подготовка рекомендаций, отслеживание изменений на рынке, презентации продукта или услуги, ведение переговоров и разбор жалоб клиентов. Какие умения будут необходимы для выполнения всего этого?
Хорошее знание рынка, продукта или услуги, потребностей клиента; взаимодействие с руководством; способность заключать сделки и удовлетворять нужды клиента. Перечислим качества или способности, которые для этого потребуются: инициатива, способность к анализу, умение разрешать конфликты, легкость в общении с разными людьми, решительность, навык ведения переговоров и умение хорошо слушать.
Выясните знания и умения кандидатов, задавая им прямые вопросы. Например, они либо знают, либо не знают потенциальный рынок. Вы можете задать вопрос, что им известно о продукции или услуге, заключали ли они когда-нибудь сделку и как они это делали. Пусть они расскажут вам о тех проблемах, с которыми им доводилось сталкиваться и о том, как они разрешали возникавшие жалобы. То, что вы сможете узнать об их прошлом, поможет вам предсказать, на что они будут способны в будущем.
Куда труднее оценить их рабочие качества, однако, и о них вы можете получить представление в процессе собеседования: вы увидите, проявляют ли кандидаты инициативу, склонны ли они к анализу, владеют ли даром убеждения, умеют ли вести переговоры. Если кандидат не способен хорошо общаться с вами, вполне возможно, что контакта с клиентами у него тоже не получится. Однако, здесь уместно предупреждение: помните, что кандидаты во время собеседования нервничают. Об этом нельзя забывать, принимая решение.
Важность составления точного описания должностных обязанностей заключается в том, что такая должностная инструкция даст вам ряд вопросов, которые необходимо будет задать кандидатам. Если вы проводите собеседование с несколькими кандидатами и не задаете каждому из них одни и те же вопросы, вы можете проводить несправедливые параллели и сравнения. Вам также понадобится подробная должностная инструкция для того, чтобы выбрать, в случае необходимости, не самого лучшего кандидата, а того, кто наилучшим образом подходит для выполнения данной конкретной работы.
Это особенно помогает, когда на работу принимаются женщины и представители меньшинств, потому что часто белый мужчина с традиционным опытом работы может показаться лучшим, ведь у него было больше возможностей проявить себя. Однако, когда вы начнете подбирать подходящего кандидата путем соответствия должностной инструкции, вполне может оказаться, что женщины и представители меньшинств в равной мере способны выполнять данную работу .Таким образом, вы не будете искать самую лучшую кандидатуру в общем смысле слова, но самое лучшее соответствие между человеком и конкретно занимаемой им должностью. Хочу заметить, что зрелые женщины, которые никогда не работали или бросили работу, чтобы заботиться о семье, отличный выбор для приема на работу. Такого мнения придерживается служба проведения учебных тестов в Принстоне, штат Нью Джерси, и вот почему:
- Уровень текучести кадров немолодых женщин гораздо ниже, чем у более молодых работников.
- Стоимость дополнительного обучения в процессе работы часто снижается.
- Сотрудники в возрасте за 40 обычно достигают высоких результатов за более короткое время, чем работники, принятые в возрасте до 30.
- У немолодых сотрудников отношение к выполняемой работе обычно более позитивное, чем у их молодых коллег.
- Женщины, имеющие опыт работы в общественных и благотворительных организациях, отлично владеют навыками управления и межличностного общения, они знают, как мотивировать людей при помощи психологического, а не материального вознаграждения.
- Опыт показывает, что такие люди, как правило, инициативны, на них можно положиться, они ориентируются на потребности людей.
- Принятие на работу женщин, долгое время не работавших, может помочь вашей компании достичь выполнения задач предоставления равных возможностей занятости.
Если вы проводите собеседование с не работавшей женщиной, обязательно обсудите все области, в которых ей доводилось работать и в которых она имеет опыт, помня, что опыт работы далеко не всегда высоко оплачивается, если оплачивается вообще.
Иногда к вам обращается большое количество кандидатов, а вы не располагаете временем провести собеседования со всеми. В такой ситуации вы можете: 1) послать каждому кандидату подробную должностную инструкцию, тем самым уже исключая некоторые кандидатуры; 2) провести групповое собеседование, на котором объясните все детали данной должности и расспросите каждого из кандидатов о себе, о своей прежней работе и почему их заинтересовала именно эта работа. Выделите некоторое время, чтобы ответить на вопросы кандидатов и обсудить их. В ходе такого собеседования некоторые из них откажутся, а с теми, кто покажется вам подходящим на должность, вы сможете провести индивидуальное собеседование; 3) оценить соответствие присланных резюме кандидатов требованиям должности и затем провести собеседование с наиболее подходящими.
Важно точно знать правила применения закона о равных возможностях занятости, действующие в вашей компании, а также уровень зарплаты, льготы, продолжительность испытательного срока. Вам следует также знать политику компании в отношении больничных листов, премиальных выплат и наказаний.
Существует ряд вопросов, которые нельзя задавать на собеседовании. Они запрещены федеральным законодательством, чтобы избежать несправедливости в оценках. Например, если вы спросите мужчину, женат ли он и есть ли у него дети, его ответы, возможно, не настроят вас за или против него. Но если женщина ответит вам, что она одна воспитывает пятерых детей, вы можете легко сделать неправильные выводы о ее работоспособности. Ниже приводятся пять типов вопросов, которых нельзя задавать экзаменуемым:
- Нельзя спрашивать кандидатов женаты ли они, холосты, разведены или живут с кем-то в гражданском браке.
- Нельзя спрашивать кандидатов, есть ли у них дети, планируют ли они иметь детей и кто ухаживает за детьми.
- Нельзя спрашивать кандидатов, сколько им лет, какой у них рост или вес. Нельзя делать замечаний по поводу их пола или возраста, если эти критерии не включены в описание должности, как, например, четкое определение возраста при приеме на работу женщин для демонстрации моделей молодежной моды.
- Нельзя спрашивать кандидатов, находились ли они под арестом или отбывали срок наказания в тюрьме, если им не придется проходить проверку в службе безопасности. Нельзя задавать вопросов о том, в каких родах войск и в каком звании они проходили воинскую службу.
- Нельзя спрашивать кандидатов, живут ли они в квартире или в собственном доме, снимают ли они жилье или оно принадлежит им.
Вы можете сказать кандидату, что не хотите задавать незаконных вопросов, однако, если он сам хочет обсудить какие-то проблемы относительно будущей работы, вы с удовольствием сделаете это. Помните, что все задаваемые вами вопросы должны быть связаны с работой. Хочу предупредить вас: будьте готовы защищать проводимый вами процесс отбора кандидатов в суде. Даже неформальные замечания могут принести вам много неприятностей.