Закрыть ☒

Подготовка к проведению собеседования

На собеседование нельзя прийти безучастным и неподготовленным, надо обязательно заранее подготовиться. Вам необходимо четко представлять требования, которые вы предъявляете к претендентам на данную должность. Важно иметь под рукой откорректированное описание должностных обязанностей. Такую должностную инструкцию вы можете получить в отделе кадров, если ее нет, подготовьте сами.

В больших компаниях отдел кадров позаботится о том, чтобы у вас в руках была самая последняя редакция должностной инструкции, которой пользуются они сами. Проверьте, нет ли в ней ошибок. Иногда должностные инструкции составляются неясно или даже содержат ошибки. В любом случае, вы обязаны знать характеристики той должности, на которую принимаете людей. Проверьте, имеются ли записи собеседований с теми, кто занимали эту должность раньше, и по каким-то причинам ушел из организации. Это может указать на существующие проблемы и пути их разрешения. Людям свойственно беседовать более свободно, покидая работу, а не будучи ее сотрудником.

Чтобы суметь выбрать именно того человека, который наилучшим образом подойдет на должность, составьте характеристику жизненно важных для конкретной должности умений и навыков. Если вы планируете принять на работу торгового агента, рассмотрите, что придется делать кандидату, чтобы успешно справляться с работой. Скажем, в его обязанности войдет: поиск потенциальных клиентов, телефонные звонки, анализ существующих потребностей, подготовка рекомендаций, отслеживание изменений на рынке, презентации продукта или услуги, ведение переговоров и разбор жалоб клиентов. Какие умения будут необходимы для выполнения всего этого?

Хорошее знание рынка, продукта или услуги, потребностей клиента; взаимодействие с руководством; способность заключать сделки и удовлетворять нужды клиента. Перечислим качества или способности, которые для этого потребуются: инициатива, способность к анализу, умение разрешать конфликты, легкость в общении с разными людьми, решительность, навык ведения переговоров и умение хорошо слушать.

Выясните знания и умения кандидатов, задавая им прямые вопросы. Например, они либо знают, либо не знают потенциальный рынок. Вы можете задать вопрос, что им известно о продукции или услуге, заключали ли они когда-нибудь сделку и как они это делали. Пусть они расскажут вам о тех проблемах, с которыми им доводилось сталкиваться и о том, как они разрешали возникавшие жалобы. То, что вы сможете узнать об их прошлом, поможет вам предсказать, на что они будут способны в будущем.

Куда труднее оценить их рабочие качества, однако, и о них вы можете получить представление в процессе собеседования: вы увидите, проявляют ли кандидаты инициативу, склонны ли они к анализу, владеют ли даром убеждения, умеют ли вести переговоры. Если кандидат не способен хорошо общаться с вами, вполне возможно, что контакта с клиентами у него тоже не получится. Однако, здесь уместно предупреждение: помните, что кандидаты во время собеседования нервничают. Об этом нельзя забывать, принимая решение.

Важность составления точного описания должностных обязанностей заключается в том, что такая должностная инструкция даст вам ряд вопросов, которые необходимо будет задать кандидатам. Если вы проводите собеседование с несколькими кандидатами и не задаете каждому из них одни и те же вопросы, вы можете проводить несправедливые параллели и сравнения. Вам также понадобится подробная должностная инструкция для того, чтобы выбрать, в случае необходимости, не самого лучшего кандидата, а того, кто наилучшим образом подходит для выполнения данной конкретной работы.

Это особенно помогает, когда на работу принимаются женщины и представители меньшинств, потому что часто белый мужчина с традиционным опытом работы может показаться лучшим, ведь у него было больше возможностей проявить себя. Однако, когда вы начнете подбирать подходящего кандидата путем соответствия должностной инструкции, вполне может оказаться, что женщины и представители меньшинств в равной мере способны выполнять данную работу .Таким образом, вы не будете искать самую лучшую кандидатуру в общем смысле слова, но самое лучшее соответствие между человеком и конкретно занимаемой им должностью. Хочу заметить, что зрелые женщины, которые никогда не работали или бросили работу, чтобы заботиться о семье, отличный выбор для приема на работу. Такого мнения придерживается служба проведения учебных тестов в Принстоне, штат Нью Джерси, и вот почему:

  1. Уровень текучести кадров немолодых женщин гораздо ниже, чем у более молодых работников.
  2. Стоимость дополнительного обучения в процессе работы часто снижается.
  3. Сотрудники в возрасте за 40 обычно достигают высоких результатов за более короткое время, чем работники, принятые в возрасте до 30.
  4. У немолодых сотрудников отношение к выполняемой работе обычно более позитивное, чем у их молодых коллег.
  5. Женщины, имеющие опыт работы в общественных и благотворительных организациях, отлично владеют навыками управления и межличностного общения, они знают, как мотивировать людей при помощи психологического, а не материального вознаграждения.
  6. Опыт показывает, что такие люди, как правило, инициативны, на них можно положиться, они ориентируются на потребности людей.
  7. Принятие на работу женщин, долгое время не работавших, может помочь вашей компании достичь выполнения задач предоставления равных возможностей занятости.

Если вы проводите собеседование с не работавшей женщиной, обязательно обсудите все области, в которых ей доводилось работать и в которых она имеет опыт, помня, что опыт работы далеко не всегда высоко оплачивается, если оплачивается вообще.

Иногда к вам обращается большое количество кандидатов, а вы не располагаете временем провести собеседования со всеми. В такой ситуации вы можете: 1) послать каждому кандидату подробную должностную инструкцию, тем самым уже исключая некоторые кандидатуры; 2) провести групповое собеседование, на котором объясните все детали данной должности и расспросите каждого из кандидатов о себе, о своей прежней работе и почему их заинтересовала именно эта работа. Выделите некоторое время, чтобы ответить на вопросы кандидатов и обсудить их. В ходе такого собеседования некоторые из них откажутся, а с теми, кто покажется вам подходящим на должность, вы сможете провести индивидуальное собеседование; 3) оценить соответствие присланных резюме кандидатов требованиям должности и затем провести собеседование с наиболее подходящими.

Важно точно знать правила применения закона о равных возможностях занятости, действующие в вашей компании, а также уровень зарплаты, льготы, продолжительность испытательного срока. Вам следует также знать политику компании в отношении больничных листов, премиальных выплат и наказаний.

Существует ряд вопросов, которые нельзя задавать на собеседовании. Они запрещены федеральным законодательством, чтобы избежать несправедливости в оценках. Например, если вы спросите мужчину, женат ли он и есть ли у него дети, его ответы, возможно, не настроят вас за или против него. Но если женщина ответит вам, что она одна воспитывает пятерых детей, вы можете легко сделать неправильные выводы о ее работоспособности. Ниже приводятся пять типов вопросов, которых нельзя задавать экзаменуемым:

  1. Нельзя спрашивать кандидатов женаты ли они, холосты, разведены или живут с кем-то в гражданском браке.
  2. Нельзя спрашивать кандидатов, есть ли у них дети, планируют ли они иметь детей и кто ухаживает за детьми.
  3. Нельзя спрашивать кандидатов, сколько им лет, какой у них рост или вес. Нельзя делать замечаний по поводу их пола или возраста, если эти критерии не включены в описание должности, как, например, четкое определение возраста при приеме на работу женщин для демонстрации моделей молодежной моды.
  4. Нельзя спрашивать кандидатов, находились ли они под арестом или отбывали срок наказания в тюрьме, если им не придется проходить проверку в службе безопасности. Нельзя задавать вопросов о том, в каких родах войск и в каком звании они проходили воинскую службу.
  5. Нельзя спрашивать кандидатов, живут ли они в квартире или в собственном доме, снимают ли они жилье или оно принадлежит им.

Вы можете сказать кандидату, что не хотите задавать незаконных вопросов, однако, если он сам хочет обсудить какие-то проблемы относительно будущей работы, вы с удовольствием сделаете это. Помните, что все задаваемые вами вопросы должны быть связаны с работой. Хочу предупредить вас: будьте готовы защищать проводимый вами процесс отбора кандидатов в суде. Даже неформальные замечания могут принести вам много неприятностей.