«Служебные записки» — от этих слов многие испытывают отвращение. С чем ассоциируется у нас это понятие? На ум сразу же приходят: канцелярия, бюрократия, бумажная война, рассылка, количество копий и пр. Служебные записки, если судить по названию, должны отличаться краткостью, составляться быстро и как бы между делом. Но всякий опытный работник знает, что на практике все обстоит далеко не так.
Что же здесь можно сделать?
Служебные записки. Престиж и карьера
Так и хочется сказать, что лучшей служебной запиской является та, которая не составлена. Она позволяет сэкономить время на диктовку, печатание, сверку, передачу, повторное чтение, регистрацию, подшивку, не говоря уже о подготовке ответа.
И тем не менее без служебных записок нам не обойтись. Мы просто обязаны фиксировать ту или иную информацию, передавать ее в другие инстанции, обрабатывать и хранить в определенном месте, если последнее не делается где-либо еще. Служебная записка является, таким образом, функциональным информационным средством.
Проверьте себя.
Станете ли вы писать своему сотруднику то или иное сообщение от руки на небольшом листе бумаги?
Да/Нет
Поступите ли вы так по отношению к своему коллеге?
Да/Нет
Поступите ли вы так по отношению к вышестоящему руководителю или самому шефу?
Да/Нет
Думается, что, обращаясь к непосредственному руководителю или к самому шефу, вы предпочтете «соблюсти форму». Записка превратится в «служебный документ», который должен составляться по определенной форме (текст аккуратно печатается на машинке на бумаге с водяными знаками, письмо регистрируется и нумеруется, указывается расчет рассылки, в левом углу над основным текстом приводится тема сообщения и т. п.).
Объем информации возрастает. Служебная записка должна иметь вступление и заключение. Возрастают управленческие расходы. Содержание информации только на первый взгляд остается прежним. Надо добавить сюда еще и следующие сентенции, хотя они и не печатаются:
«Я с уважением отношусь к Вашему служебному положению».
«Я умею себя вести».
Нередко служебная записка должна сигнализировать:
«Я очень старательный, Вы должны обратить на меня внимание».
Таким образом, служебная записка превращается в обстоятельный документ, который наряду с другими служит для передачи служебной информации. Он свидетельствует о важности и способностях отправителя. Если отправитель чувствует, что к нему не относятся с должным вниманием, он использует каждую форму коммуникации для достижения своих честолюбивых целей по принципу: чем больше, тем лучше.
В отношении деловой переписки на предприятии можно сделать следующий вывод: необходимо немедленно запретить включать в служебные записки продиктованные соображениями престижа компоненты, что, впрочем, в одинаковой степени относится как к отправителю, так и к получателю.
Дабы руководители не стремились перещеголять друг друга в оформлении служебных записок, рекомендуется использовать специальные формуляры, которые печатаются на бумаге «многоразового пользования».
Там должны быть поля для обозначения отправителя, получателя (расчета рассылки), темы сообщения (номера документа), даты, желаемого действия, срока, необходимой информации.
Формуляры форматом в половину машинописного листа вынуждают выражаться предельно сжато. Можно писать от руки. Допускаются и опечатки, если, конечно, они не искажают смысла.