Поскольку малым бизнесом начинают заниматься, как правило, неопытные люди, они не придают большого значения документам, а рассматривают их как необходимую бюрократическую дань, чтобы открыть бизнес. Бизнес сейчас открыть действительно довольно просто: бери типовые документы, подписывай их, регистрируй, вноси деньги в уставный фонд — и вперед, начинай работать и зарабатывай. Так многие и поступают.
Проблемы начинаются позже, в том числе и потому, что документы подписывались «не глядя». А уж что касается учредительного договора, то учредители вообще не задумываются, зачем он нужен.
Между тем учредительный договор — это самый первый документ, который они должны составить и подписать. Когда организуется бизнес, доброжелательности и эйфории нет пределов и ничем не хочется эту атмосферу омрачать. Однако намного лучше для всех — и для участников, и для будущего персонала, и для будущих деловых партнеров — поставить все точки над «i» в самом начале пути, чем все разрушить, когда бизнес будет развиваться.
На четвертый год своего существования фирма оказалась на грани остановки.
Она была создана для развития продаж в одной из стран ближнего зарубежья. Продукция, которой она торговала, производилась предприятием, основанным теми же учредителями. За три года была создана вся инфраструктура для приема, хранения, учета, распределения и продажи этой продукции. С поставленной задачей фирма справилась, объемы продаж постоянно росли, а прибыль реинвестировалась в бизнес, чтобы поддержать рост.
На четвертый год потребность в товаре стала такой значительной, что продукции в пик сезона стало не хватать. Поэтому одним из учредителей был поставлен вопрос: либо прекратить на целый сезон поставки продукции в этот регион, либо извлекать из созданного бизнеса прибыль от продаж поставленной туда продукции. При таком подходе региональная фирма должна была остановиться и результаты трехлетней работы были бы сведены на нет.
Такой подход к делу одного из учредителей противоречил целям, поставленным перед фирмой при ее создании. Однако эта цель никоим образом не была отражена в документах и быстро испарилась из сознания учредителя. Поэтому обсуждение сложившейся ситуации началось фактически с чистого листа, как будто никаких договоренностей не существовало.
Если бы основы взаимоотношений между учредителями и их цели были бы зафиксированы в учредительном договоре, то их действия были бы более ответственными и они не стали бы выдвигать и обсуждать варианты, приводящие к остановке или закрытию бизнеса.
Когда учредители хотят погубить бизнес, едва ли их могут остановить какие-либо документы. Хотя, с другой стороны, зафиксированная в договоре ответственность может сильно охладить их пыл.
Учредительный договор — это документ, фиксирующий договоренности между учредителями о том, что и как учредители делают, чтобы организовать успешный бизнес, а при изменении интересов впоследствии соблюсти права и интересы всех учредителей, не нанося вреда своему бизнесу.
Поэтому учредительный договор, среди прочего, должен обязательно отражать следующие моменты:
- цель бизнеса и способы ее достижения;
- предмет деятельности;
- состав учредителей;
- распределение долей;
- ответственность каждого учредителя;
- обязанности каждого учредителя;
- права учредителей в случае работы в создаваемой фирме и в случае ухода с работы;
- условия выхода учредителя из бизнеса частично или полностью с гарантией его прав.
Формальный и безответственный подход предпринимателя к составлению договора, а потом и устава обязательно будет иметь последствия в будущем. Нам кажется, что мы сами все знаем и умеем, а потом вдруг оказываемся без денег, имущества и других благ и делаем своих близких жертвами собственного безрассудства.
Создание хорошего учредительного договора — совсем не простая задача.
Поэтому учредительные документы должен составлять для вас юрист, которому нужно платить за его работу. Если этого не сделать до начала бизнеса, то потом придется потерять неизмеримо больше. Любые недоговоренности в начале приводят к конфликтам впоследствии.
Предпринимательское мышление подсказывает нам, что нужно быть готовым ко всему, в том числе и к неблагоприятному развитию событий в будущем.
Создаваемый бизнес должен быть защищен от разрушительных действий отдельных учредителей, а каждый учредитель должен быть защищен от потерь, когда из-за конфликта или иных причин он будет вынужден покинуть работу и бизнес.
Предположим, что один из учредителей имеет предпенсионный возраст, но все учредители активно участвуют в бизнесе, т. е. каждый отвечает за определенное направление и при этом за это участие учредители не получают никакого вознаграждения. Рано или поздно наступает момент, когда старший из учредителей отходит от дел. Возникла ситуация, при которой имевшийся баланс интересов нарушен.
Для того чтобы бизнес не стал жертвой возможного конфликта, в документах должна быть предусмотрена возможность предотвращения конфликта. Один из способов в рассматриваемом случае — назначение вознаграждения двум активно участвующим в бизнесе учредителям. А дивиденды они будут получать согласно их долям в уставном капитале.
Для гарантии прав учредителей, с наименьшим количеством голосов или имеющих суммарно менее 50% голосов, необходимо предусмотреть, чтобы решения по вопросам, влияющим на их долю и доходы, принимались соответствующим количеством голосов с их участием.
Если предприниматель в единственном числе создает бизнес, то ему можно порекомендовать составить такой договор с самим собой, чтобы отделить бизнес от своего «я» и действовать в дальнейшем в интересах своего бизнеса.
На роли собрания учредителей нужно остановиться особо.
Очень часто учредители работают на созданной ими фирме, руководство которой они поручают одному из учредителей. При этом директору предоставляется определенная свобода действий, предусмотренная уставом. Иначе и быть не может, так как директор не сможет руководить, если все учредители будут постоянно вмешиваться в его работу. С другой стороны, учредители должны беспрекословно подчиняться директору, даже если и не согласны с ним по отдельным решениям. Наконец, работая в своем бизнесе, учредители считают, что они и так все знают о состоянии дел.
Это приводит к тому, что учредители полностью отдают власть на фирме директору и снимают с себя всю ответственность за бизнес. Директор, получив такие полномочия, ведет себя как полноправный владелец и распоряжается не только денежными потоками, что входит в его обязанности, но и прибылью, что в его обязанности не входит.
Учредители не должны снимать с себя ответственность за свой бизнес и перекладывать свои функции на директора. Они должны принимать участие в управлении бизнесом, и для этого предусмотрен очень надежный механизм, именуемый собранием учредителей. У нас функции собрания учредителей полностью выхолощены. В уставе всегда пишется, что собрание должно собираться не реже одного раза в год (!), а собирается оно не чаще одного раза в год. Точнее, оно не собирается никогда, а все протоколы составляются в рабочем порядке только тогда, когда они для чего-нибудь нужны. Ни отчетов о работе, ни планов на следующий год, ни планов развития — ничего этого нет и в помине. А потом удивляемся, что бизнес оказался, в трудном положении, а спросить, как всегда, не с кого. Если предъявить претензии директору, то он вполне резонно ответит: «А где же были вы все это время, господа учредители?»
Нужно отметить еще один очень важный момент. Владелец малого бизнеса, как правило, не хочет, да и не может позволить себе нанимать высококвалифицированных профессиональных менеджеров на должность директора. Поэтому директор назначается из числа учредителей и в большинстве случаев оказывается к этой должности неподготовлен. Несмотря на завышенные самооценки, а порою и гипертрофированное самомнение, такой директор особенно нуждается в контроле и помощи. Все это и может дать система периодических собраний учредителей, проходящих, например, раз в три месяца.
Директор должен ясно понимать, что он подотчетен в своей работе собранию учредителей. Учредители/с другой стороны, должны ясно понимать, что от назначенного ими директора очень многое зависит в их бизнесе. Поэтому если дела в бизнесе идут не так, как им хотелось бы, и они считают, что это связано с личностью директора (а это почти всегда так и есть), то они немедленно должны принять меры к его замене.